La importancia de la confirmación de los invitados a un evento

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eventos_corporativosOrganizar un evento es una actividad que requiere de mucha dedicación y uno de los detalles que no puede pasarse por alto es la confirmación de los invitados, porque en el caso de despreocuparnos por ese detalle nuestro evento puede terminar siendo todo un desastre. Por ejemplo, si no tenemos nociones de cuántas personas asistirán a la reunión, difícilmente tendremos un parámetro para comprar los alimentos y bebidas. Es por esto que a continuación te dejamos algunos consejos para que confirmes correctamente la cantidad de gente que asistirá a tu evento.

Escoger un lugar correcto

Si eliges un lugar que sea muy grande para la cantidad de invitados que tienes pensado tus asistentes creerán que el evento fue un fracaso porque el lugar se verá muy vacío. Asimismo, según los expertos en organización y producción de eventos, cuando eliges un lugar muy pequeño para mucha gente, terminarán hablando todos de la mala organización del evento.

Avisar con anticipación

Para garantizar el éxito de tu evento es importante que avises con anticipación a quienes asistirán. Cuando hacemos llegar la invitación con tiempo, las personas tendrán la posibilidad de organizarse y ordenar el resto de tareas o responsabilidades que tengan en su mes o año. Por ningún motivo debemos cambiar la fecha del evento, el día y la hora debe ser inamovible ya que nos permitirá entregar seriedad. Si cambiamos las coordenadas se producirá una confusión y desmotivará a los participantes a asistir.

Formas de confirmación

Puede ser que en algunas ocasiones estemos confusos sobre la mejor manera de confirmar a los asistentes de nuestro evento. Si bien existen muchos métodos, los expertos en organización de eventos aseguran que el más eficiente es la llamada telefónica. La llamada telefónica es la que entrega más seriedad y el compromiso de palabra de nuestro interlocutor. El email también es una buena alternativa pero muchas veces puede implicar que la personas se haya olvidado ya que cuando leemos un correo electrónico, no siempre lo recordaremos.

El resto de los detalles

Pero la asistencia de las personas no es lo único de lo que debemos preocuparnos, porque la organización de un evento implica muchos  detalles que van desde los alimentos hasta la música; y como recomendación lo mejor es seguir los siguientes consejos:

-En primer lugar, debes identificar el tipo de evento que deseas realizar, porque sus fórmulas son distintas debido a que requieren distinta preparación. Por ejemplo un desayuno corporativo, evento masivo o privado informal son muy diferentes.

-Posteriormente determina de forma clara los objetivos que deseas alcanzar, como lo son el nombre y número de asistentes, los ingresos que se quieren conseguir.

-Decide la fecha que deseas realizar el evento con mucha anticipación, para que puedas reaccionar a los posibles problemas.

-Escoge el lugar cotizando muchos lugares previamente, y procura que sea un lugar de fácil acceso porque de lo contrario, personas importantes podrían perderse o sentir pereza de asistir  a causa de lo lejos del lugar.

-Analiza los costos que requerirá el evento (comida, alcohol, servicio de garzones y el arriendo del lugar) además de considerar dinero para imprevistos de último momento.

-Desarrolla el programa del evento, definiendo claramente a qué hora ocurrirá cada cosa; por ejemplo a las 19 horas el discurso, a las 19:30  el brindis, a las 19:40 dirigir a los invitados al comedor, etc.

-Finalmente reúne los materiales necesarios con anticipación, como regalos, materiales de los patrocinadores, murales, etc.

 

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